Mỗi công ty đều có con dấu riêng, đây được xem là công cụ và cũng là tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy chế quản lý, sử dụng, lưu giữ con dấu của công ty cần tuân thủ theo đúng pháp luật và không phải ai cũng nắm rõ những quy chế này. Dưới đây là những thông tin chi tiết liên quan đến con dấu của công ty mà bạn cần phải lưu ý.
Con dấu là gì?
Con dấu là một phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước, có thẩm quyền đăng ký và quản lý, dùng để đóng dấu lên các văn bản, giấy giờ của các cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước.
Các loại con dấu theo quy định của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP bao gồm: con dấu có hình Quốc huy, con dấu có biểu tượng, con dấu không có biểu tượng, được sử dụng dưới dạng con dấu ướt hoặc dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.
Quy chế quản lý, sử dụng, lưu giữ con dấu của công ty theo Luật Doanh nghiệp
Số lượng mẫu, hình thức và nội dung của con dấu doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành thì doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Cụ thể như sau:
Thẩm quyền quyết định
Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với các doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch của công ty đối với các công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Hội đồng quản trị đối với các công ty cổ phần sẽ quyết định số lượng, hình thức, nội dung và các mẫu con dấu cũng như việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác (đã được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP).
Mẫu con dấu công ty
Mẫu con dấu công ty được thể hiện dưới dạng cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc các hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp đều có một mẫu con dấu thống nhất về cả nội dung, hình thức và kích thước.
Nội dung con dấu
Nội dung của mẫu con dấu phải bao gồm các thông tin như mã số doanh nghiệp, tên doanh nghiệp.
Ngoài các thông tin trên, các công ty cũng có thể thêm các ngôn ngữ và hình ảnh khác vào nội dung của các mẫu con dấu. Tuy nhiên, việc bổ sung này không được phép vi phạm những điều cấm được quy định tại Điều 14 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP.
Những điều cấm về con dấu
Các doanh nghiệp không được phép sử dụng các hình ảnh, từ ngữ và biểu tượng sau trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
- Quốc kỳ, Quốc huy, Quốc kỳ của nhà nước Đảng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Hình ảnh, biểu tượng, tên nước, tên của cơ quan nhà nước, lực lượng vũ trang nhân dân hoặc tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức chính trị – xã hội cũng như tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
- Các từ ngữ, ký hiệu, hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Doanh nghiệp sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm bảo đảm tuân thủ theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và các bộ luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc việc làm hình thức mẫu con dấu.
Điều kiện để sử dụng con dấu
Điều 43 bộ Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: Trước khi muốn sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, hoặc thay đổi số lượng con dấu của công ty, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để có thể đăng thông báo mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:
- Tên, mã số và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
- Số lượng con dấu, các mẫu con dấu và thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu
Vì vậy, trước khi muốn sử dụng con dấu, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục thông báo với cơ quan đã đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc địa chỉ đang hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện để có thể đăng tải mẫu con dấu trên trang web Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 07 năm 2015 vẫn tiếp tục sử dụng con dấu đã cấp cho doanh nghiệp và không phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh về mẫu con dấu. Trường hợp doanh nghiệp muốn làm thêm con dấu hoặc muốn thay đổi màu mực của con dấu thì phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu được theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
Quy định về việc quản lý, sử dụng con dấu doanh nghiệp
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu công ty được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu công ty được sử dụng trong những trường hợp theo quy định của Pháp luật hoặc các bên tham gia giao dịch cos thỏa thuận về việc sử dụng con dấu. Đây là những nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020.
Vì vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung được ghi trong Điều lệ của công ty. Doanh nghiệp bị hạn chế quyền quyết định chỉ trong trường hợp Pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.
Khi giao dịch với đối tác, việc sử dụng con dấu trên các văn bản, giấy tờ được quy định bởi các Điều lệ công ty và sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp với đối tác.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ những thông tin về quy chế quản lý, sử dụng, lưu giữ con dấu của công ty theo luật doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có thêm những kiến thức hữu ích và hiểu rõ hơn về những quy định liên quan đến con dấu của công ty.
