Với những công ty có mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, thì kế toán tổng hợp kiêm luôn cả việc theo dõi công nợ, tuy nhiên đối với những doanh nghiệp có nhiều khách hàng và đối tác, tất yếu những doanh nghiệp đó cần có kế toán công nợ.
Kế toán công nợ sẽ có vai trò là người quản lý, kiểm soát và chịu trách nhiệm về tình hình công nợ của công ty. Vậy kế toán công nợ là gì? Công việc của kế toán công nợ là gì và kế toán công nợ phải thu và phải trả ra sao? Hãy cùng Luật Nguyễn tìm hiểu ngay qua bài viết
1.Kế toán công nợ là gì?
- Kế toán công nợ (Accounting Liabilities) là vị trí là vị trí chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát, thúc đẩy và xử lý các khoản công nợ của doanh nghiệp.
- Kế toán công nợ sẽ đảm nhận các công việc kế toán liên quan đến những khoản nợ phải trả hay cần thu vào của doanh nghiệp
2.Nhiệm vụ của kế toán công nợ
Một kế toán công nợ sẽ có nhiệm vụ chính như:
- Theo dõi, ghi chép, phân tích và đánh giá tình hình doanh nghiệp. Từ đó đề xuất những định hướng và tham mưu cho cấp quản lý. Các nhà quản lý sẽ dựa vào các báo cáo phân tích, đánh giá và đề xuất từ kế toán công cụ để định hướng hướng đi trong tương lai cho doanh nghiệp.
- Ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin nghiệp vụ thanh toán phát sinh đối với từng đối tượng, từng khoản thanh toán (có kết hợp thời hạn thanh toán). Kiểm tra và tiến hành thanh toán đúng hạn, tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau.
- Kế toán phải kiểm tra định kỳ hoặc cuối kỳ đối với trường hợp khách nợ có mối quan hệ mua bán thường xuyên, hoặc là khách có dư nợ lớn. Kiểm tra, rà soát những khoản nợ phát sinh, đã thanh toán và còn nợ lại.
- Theo dõi, giám sát chế độ thanh toán công nợ, tình hình kỷ luật thanh toán
Việc kiểm soát tốt các hoạt động công nợ sẽ giúp doanh nghiệp có thể tồn tại và hoạt động một cách trơn tru hơn. Do đó, kế toán công nợ có tầm quan trọng nhất định và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp.
3.Lý do phát sinh công nợ
Với các doanh nghiệp việc phát sinh công nợ bắt nguồn từ rất nhiều nguyên nhân, có thể kể như:
- Khách mua và đã lấy hàng hóa nhưng chưa có đủ khả năng thanh toán số tiền cần phải chi trả. Do đó, khách hàng sẽ nợ và cam kết trả số tiền đó cho doanh nghiệp sau một thời gian nhất định.
- Người bán mong muốn số lượng hàng bán ra được tăng nên chưa cần phải thanh toán ngay mà khách vẫn có thể lấy hàng. Đây được xem là hành vi thúc đẩy kinh doanh của người bán.
- Chưa thể thanh toán được với bên cung cấp khi chưa đủ tiền để thực hiện hoạt động giao dịch với mục đích thu lợi nhuận.
- Đối với những sản phẩm, dịch vụ nhất định sẽ có yêu cầu hoàn tất những công việc hoạt động thương mại thì người mua mới thanh toán. Vì vậy, đây là nguyên nhân dẫn đến những chi phí cho người mua như là nợ phải trả.
- Vay tiền để trả những lãi suất cao, từ đó nợ tiền lãi suất mức thấp, đây là lợi thế đối với bên mua.
Tuy nhiên, sự tồn tại của công nợ cũng tạo nên những nhược điểm cho doanh nghiệp như:
- Tổn thất về chi phí và quản lý, theo dõi mất thời gian.
- Tạo ra những rủi ro và không thu hồi được nợ.
- Việc đòi nợ tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
4.Công việc của kế toán công nợ là gì?
Các công việc của kế toán công nợ chủ yếu liên quan tới việc quản lý công nợ và nợ xấu. Cụ thể như sau:
- Cuối tháng, quý, năm cần in sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi rồi đối chiếu lại với kế toán tổng hợp.
- Kẹp chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh (thu, chi, nhập, xuất, hoá đơn)
- Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.
- Tạo mã, Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới đối với các khách hàng mới
- Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi
- Vào mã hợp đồng trong Phần mềm quản lý Tài chính Kế toán để theo dõi theo từng hợp đồng của từng khách hàng
- Hàng tháng đối chiếu công nợ chi tiết với kế toán tổng hợp
- Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty
- Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ
- Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty
- Theo dõi, thông báo & xác nhận công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/chi nhánh
- Theo dõi công nợ riêng cho từng khách hàng, nhà cung cấp và lên kế hoạch gọi điện cho khách hàng thu nợ. Cũng như báo cáo giám đốc biết công nợ phải trả để có kế hoạch trả nợ
- Lập báo cáo công nợ phải thu cuối quý, năm
- Lập báo cáo công nợ phải trả tổng hợp cuối quý, năm
- Kết thúc kỳ báo cáo lập bản đối chiếu công nợ gửi cho nhà cung cấp và khách hàng có chữ ký, đóng dấu cho đối tác, rồi đưa biên bản này về giao cho kế toán tổng hợp để làm căn cứ quyết toán thuế.
- Lập hạn thanh toán căn cứ theo hợp đồng với nhà cung cấp nhà cung cấp.
- Lập hạn phải thu của khách hàng theo cam kết trong hợp đồng.
- 1 tháng / lần kế toán làm bảng phân tích công nợ gửi xuống phòng kinh doanh
- In báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt.
- Các công việc liên quan khác theo sự sắp xếp của ban quản trị. Thực hiện đề xuất các giải pháp thu hồi công nợ hiệu quả, nhắc nhở thanh toán công nợ…
5.Các nghiệp vụ Kế toán công nợ
Quản lý công nợ phải thu khách hàng
Kế toán công nợ có trách nhiệm thực hiện các công việc sau đối với Hợp đồng bán hàng:
- Tiếp nhận, kiểm tra nội dung hợp đồng : thông tin khách hàng, điều khoản và hình thức thanh toán, chính sách phạt quá hạn…
- Nhập thông tin khách hàng vào Bảng theo dõi hợp đồng kinh tế bán ra
- Tạo mã khách hàng
- Theo dõi, ghi nhận diễn biến phát sinh tăng, phát sinh giảm công nợ phải thu theo ngày, tháng, quý, năm.
- Căn cứ vào hợp đồng bán hàng, các chương trình chính sách kinh doanh của công ty, kế toán công nợ hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà khách hàng được hưởng
- Định kỳ (thông thường là cuối tháng ), thực hiện đối chiếu công nợ với từng khách hàng và chốt số liệu công nợ thông qua Biên bản đối chiều công nợ.
- Định kỳ theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo phân tích tuổi nợ ,..
- Lập kế hoạch thu hồi công nợ đến hạn, tham mưu và đề xuất cho Ban giám đốc về các biện pháp giải quyết công nợ khó đòi.
- Cung cấp số liệu và phối hợp cùng bộ phận kinh doanh trong việc thu hồi công nợ.
Quản lý công nợ phải trả với nhà cung cấp
Khi phát sinh Hợp đồng mua hàng của các bộ phận gửi về, kế toán công nợ thực hiện:
- Tiếp nhận, kiểm tra nội dung hợp đồng : thông tin nhà cung cấp, điều khoản thanh toán, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán chính sách ưu đãi ( nếu có ),…
- Nhập thông tin vào Bảng theo dõi hợp đồng kinh tế mua vào
- Tạo mã nhà cung cấp
- Hàng ngày, căn cứ số liệu hạch toán của Kế toán mua hàng, Kế toán kho, C thì Kế toán công nợ phải kiểm tra tính chính xác của các giao dịch lấy hàng, thanh toán tiền cho người bán và ghi nhận diễn biến phát sinh tăng, phát sinh giảm công nợ phải trả.
- Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, các chương trình chính sách kinh doanh của bên bán, hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà doanh nghiệp được hưởng
- Định kỳ theo yêu cầu quản lý (thông thường là cuối tháng), thực hiện đối chiếu công nợ với từng nhà cung cấp, chốt số liệu công nợ thông qua Biên bản đối chiều công nợ.
- Định kỳ theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo tổng hợp công nợ phải trả.
- Lên kế hoạch thanh toán các khoản công nợ đối với nhà cung cấp đến hạn.
Báo cáo, theo dõi của Kế toán công nợ
- Kế toán công nợ cần làm những báo cáo sau:
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu (TK 131)
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả (TK 331)
- Tạm ứng/Hoàn ứng (TK 141): Công nợ từ nội bộ doanh nghiệp.
- Những khoản phải thu khác (TK 138).
- Những khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338).
- Khoản phải thu nội bộ (TK 136): Công nợ giữ các chi nhánh và công ty.
- Khoản phải trả nội bộ (TK 336): Công nợ giữa các chi nhánh và công ty
- Sổ chi tiết công nợ khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp
- Các báo cáo phân tích công nợ
- Các báo cáo khác theo yêu cầu
6.Vai trò của kế toán công nợ
- Kế toán công nợ là vị trí có vai trò vô cùng quan trọng đối với công tác kế toán của mỗi đơn vị. Hoạt động quản lý công nợ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại, phát triển của công ty, giúp tránh việc rơi vào tình trạng bị chiếm dụng vốn.
- Việc tổ chức kế toán công nợ một cách hiệu quả có thể góp phần làm lành mạnh hóa tình hình tài chính của công ty, giúp hạn chế những khoản nợ xấu.
7.Kỹ năng, kinh nghiệm đối với kế toán công nợ
Dưới đây là những kinh nghiệm để giúp bạn trở thành kế toán viên công nợ chuyên nghiệp, hoàn thành tốt công việc:
- Nắm vững kiến thức về nghiệp vụ kế toán nói chung và nghiệp vụ kế toán công nợ nói riêng;
- Kỹ năng sử dụng các phần mềm kế toán, Excel thuần thục, giỏi;
- Kỹ năng phân tích, tham mưu tốt;
- Kỹ năng quản lý công nợ;
- Kỹ năng xử lý tình huống, giao tiếp linh hoạt:
- Có trách nhiệm với công việc;
- Trung thực, cẩn trọng, tỉ mỉ trong công việc.
Nếu bạn đáp ứng đủ những kỹ năng trên, bạn sẽ luôn hoàn thành tốt công việc của một kế toán công nợ và trở thành nhân viên đắc lực trong doanh nghiệp.
Hy vọng, bài viết này đã đem đến cho bạn những thông tin cần phải có về công việc của một kế toán công nợ.
